PwC

Настоящий ACTIVITY BASED OFFICE

Компания PwC в Бергене в 2014 году на четверть сократила размер занимаемых помещений, не уволив ни единого человека. Компания воспользовалась концепцией Activity based office, которая позволяет создать планировку офиса на основе анализа типов активности сотрудников.

Офис PwC выглядел вполне традиционно: кабинеты для руководителей, переговорные комнаты, большой open space. Изменения стартовали с подробного и честного исследования. Были организованы интервью с топ-менеджерами компании, попросили каждого сотрудника через он-лайн анкету ответить на десяток вопросов, в течение нескольких недель наблюдали за работой офиса. Хотели точно понять типы активности людей на работе, а также структуру бизнеса, основные задачи компании на ближайшие годы.

В итоге сформировался рейтинг основных проблем:

  1. затраты на содержания офиса каждый год растут
  2. большая часть (почти половина) рабочих столов в течение дня простаивает незанятыми – так как сотрудники часто бывают в командировках, проводят время на встречах
  3. в офисе очень шумно – нет возможности сосредоточиться
  4. основной формат работы строится в мобильных рабочих группах, состав которых меняется. Сложно всех собрать участников команды вместе – так как они сидят в разных частях офисах
  5. переговорные комнаты постоянно заняты, большой дефицит мест для встреч   
  6. в случае дальнейшего роста компании, новые рабочие столы просто некуда больше ставить, для них нет места 

После этого разработчики условно разделили всех сотрудников на четыре группы: «якоря»  - те, кто постоянно находятся на рабочем месте , поэтому им нужны закрепленные  вместительные столы; «соединители» - те, кто также весь день находится в офисе, но редко сидит за столом, проводят много встреч, тренингов, совещаний – они завсегдатаи переговорных комнат; «собиратели» - это люди, по большей части работающие вне офиса, встречаясь с партнерами и клиентами компании  - они работают почти что удаленно, но приходят в офис обменяться информацией; и «навигаторы»  - чаще всего руководители, проводят много представительных встреч, видео совещаний. Мы посчитали сколько человек, в каждой из таких условных групп, какова их типовая модель перемещения на работе: сколько времени они говорят по телефону, проводят на встречах, как часто взаимодействуют друг с другом и пр. На основе этих данных мы смогли рассчитать минимально необходимое число рабочих столов, телефонных будок, переговорных комнат, зон официальных и неформальных встреч и коммуникаций.

В итоге офис был разделен на три зоны.

  • Первая - помещения для тихой уединенной работы, где нельзя никого отвлекать и разговаривать по телефону.
  • Вторая – места для встреч: переговорные, диваны, барные столы и отдельные комнаты для телефонных разговоров.
  • Третья часть офиса – места для шумного общения и мероприятий.

Сотрудник в течение дня, занимаясь тем или иным делом, «мигрирует» по офису, находя каждый раз наилучшее для него окружение.

PwC на треть сократили число рабочих столов, большая их часть стала «свободными», их может занять любой желающий. Выбрать себе рабочее место сотрудник может с офисного дисплея или своего мобильного телефона, в любой момент видя структуру размещения коллег. Рабочие столы стали более технологичными, они научились адаптироваться к каждому новому сотруднику за ними сидящему: после авторизации картой, стол поднимается на высоту, соответствующую росту именно этого сотрудника, меняется уровень освещения рабочего места, телефонная сеть автоматически перенаправляет все входящие звонки, адресованные сотруднику на это рабочее место.  Новый офис позволил каждому специалисту проанализировать статистику своей активности: сколько времени в течение дня он сидит, стоит, двигается и не пора ли домой, к семье и детям.

Компания почти полностью отказалась от тумбочек и шкафов, заменив их значительно меньшим числом локеров – это шкафы с ячейками, которые закрываются обычной карточкой доступа в офис. Можно занять любой шкаф, оставить там сумку, документы, ноутбук, не боясь потерять ключ или забыть, куда именно ты положил вещи. Отказ от подкатных тумбочек, обычно заваленных хламом – даст экономию в мебельном бюджете почти в 20%. Стандартная тумба – весьма дорогостоящий атрибут

Переговорные комнаты в довольно большом количестве заменили акустическими диванами с высокими спинками, телефонными будками, переговорными боксами. Все эти решения мобильны, не требуют особой инженерии и строительных работ – что существенно (не менее 10%) экономит бюджет на ремонт офиса

В итоге получилось живое, меняющееся пространство: сегодня в нем работает 200 человек, а завтра 300, без дополнительных инвестиций и увеличения площади.

Статистика PwC, которую компания сняла по итогам годовой работы офиса:

  • 165 рабочих столов вместо 220 ранее;
  • даже после такого сокращения только 83% столов задействованы в течение дня (при этом те, что заняты все 8 часов составляют всего 23%) – это говорит о  том, что у нас есть место, резерв  для увеличения числа персонала в офисе;
  • 14%  рабочего времени сотрудники, в среднем, работают стоя (что весьма полезно для здоровья) – ранее такой возможности не было вовсе;

 

Ссылка на видео по результатам реализации  проекта: http://www.youtube.com/watch?v=Cxl7ohwXR58